POLITICA PRIVIND GUVERNANȚA ȘI PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
TATA AGRO MOTO S.R.L.1. Dispoziții generale
1.1. Scopul Politicii
Prezenta Politică stabilește cadrul general de guvernanță și regulile aplicabile în cadrul Tata Agro Moto S.R.L. („Compania”) pentru asigurarea protecției datelor cu caracter personal prelucrate în cadrul activității sale.
Politica are ca scop asigurarea faptului că datele cu caracter personal sunt prelucrate în mod legal, echitabil, transparent și securizat și că activitățile Companiei sunt organizate în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal.
Prezenta Politică stabilește principiile și regulile generale, iar procedurile și instrucțiunile detaliate privind anumite activități de prelucrare se stabilesc prin documente interne distincte.
1.2. Domeniul de aplicare
Politica se aplică tuturor activităților Companiei în cadrul cărora sunt prelucrate date cu caracter personal, indiferent de forma acestora – electronică, pe suport de hârtie sau prin alte mijloace.
Politica se aplică tuturor angajaților, colaboratorilor și altor persoane care, în exercitarea atribuțiilor pentru Companie, au acces la date cu caracter personal.
Persoanele care prelucrează date cu caracter personal în numele Companiei sunt obligate să respecte prezenta Politică și instrucțiunile interne aplicabile.
2. Cadrul juridic
Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea legislației Republicii Moldova privind protecția datelor cu caracter personal, inclusiv a Legii nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, precum și a altor acte normative aplicabile activității Companiei.
În cazul în care activitatea Companiei intră sub incidența unor cerințe suplimentare prevăzute de legislația specială, acestea se aplică corespunzător.
3. Principiile protecției datelor
Compania organizează prelucrarea datelor cu caracter personal în baza următoarelor principii:
3.1. Legalitate, echitate și transparență
Datele cu caracter personal sunt prelucrate în baza unui temei juridic aplicabil și într-un mod echitabil și transparent față de persoana vizată.
Persoanele ale căror date sunt prelucrate sunt informate, în măsura prevăzută de lege, cu privire la scopurile și condițiile prelucrării.
3.2. Limitarea scopului
Datele sunt colectate pentru scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt utilizate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri.
3.3. Minimizarea datelor
Compania colectează și prelucrează numai datele care sunt adecvate, relevante și necesare pentru realizarea scopurilor pentru care sunt prelucrate.
3.4. Exactitatea datelor
Compania depune eforturi rezonabile pentru ca datele prelucrate să fie exacte și actualizate atunci când acest lucru este necesar.
Datele inexacte sunt corectate sau șterse în condițiile prevăzute de lege.
3.5. Limitarea păstrării
Datele cu caracter personal nu sunt păstrate pentru o perioadă mai lungă decât este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate, cu respectarea obligațiilor legale de păstrare.
Regulile detaliate privind perioadele de păstrare și eliminarea datelor sunt stabilite prin documente interne separate.
3.6. Integritatea și confidențialitatea
Compania aplică măsuri adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării, divulgării sau altor forme de prelucrare neautorizată.
3.7. Responsabilitatea
Compania este responsabilă pentru respectarea principiilor de protecție a datelor și trebuie să poată demonstra, în limitele prevăzute de lege, conformitatea activităților sale de prelucrare.
4. Guvernanța protecției datelor
Protecția datelor cu caracter personal constituie o responsabilitate organizațională a Companiei.
Conducerea Companiei asigură cadrul necesar pentru respectarea cerințelor privind protecția datelor și stabilește responsabilitățile persoanelor implicate în activitățile de prelucrare.
Responsabilitățile privind protecția datelor sunt distribuite în funcție de atribuțiile și accesul efectiv al persoanelor la datele cu caracter personal.
Fiecare angajat sau colaborator care are acces la date cu caracter personal este responsabil pentru utilizarea acestora numai în limitele atribuțiilor sale și cu respectarea legislației și a regulilor interne.
5. Stabilirea temeiului juridic al prelucrării
Înainte de colectarea și utilizarea datelor cu caracter personal, Compania identifică temeiul juridic corespunzător activității de prelucrare.
În funcție de situație, prelucrarea poate avea la bază, în condițiile legii:
- consimțământul persoanei vizate;
- executarea unui contract sau efectuarea unor demersuri la cererea persoanei vizate;
- îndeplinirea unei obligații legale;
- protejarea intereselor vitale;
- îndeplinirea unei sarcini de interes public sau exercitarea autorității publice;
- interesul legitim al Companiei sau al unei terțe persoane, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.
Consimțământul nu este solicitat în mod automat pentru orice prelucrare. Înainte de solicitarea acestuia se verifică existența unui alt temei juridic aplicabil.
În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta trebuie să îndeplinească cerințele legale privind caracterul liber, specific, informat și neechivoc.
6. Informarea persoanelor vizate
Compania asigură informarea persoanelor ale căror date sunt colectate și prelucrate, în condițiile și în măsura prevăzute de legislația aplicabilă.
Informarea se realizează într-o formă clară, accesibilă și ușor de înțeles.
Compania poate utiliza note de informare, politici de confidențialitate, clauze contractuale, formulare și alte mijloace corespunzătoare pentru îndeplinirea obligației de informare.
7. Accesul la date
Accesul angajaților și colaboratorilor la datele cu caracter personal se acordă în funcție de atribuțiile și necesitățile de serviciu.
Datele nu pot fi accesate, copiate, utilizate sau transmise în scopuri personale sau în alte scopuri decât cele pentru care accesul a fost acordat.
Datele cu caracter personal nu pot fi comunicate altor persoane fără existența unui temei juridic și a unei necesități legitime pentru comunicarea acestora.
8. Prelucrarea datelor de către terți
Atunci când Compania utilizează servicii ale unor terți care implică accesul la date cu caracter personal, aceasta evaluează rolul terțului și condițiile în care are loc prelucrarea.
În cazul în care terțul acționează în calitate de persoană împuternicită, relația dintre Companie și acesta se reglementează în conformitate cu cerințele legale aplicabile.
Terții care au acces la date sunt obligați să asigure un nivel corespunzător de confidențialitate și securitate.
9. Transferul și divulgarea datelor
Datele cu caracter personal pot fi transmise către alte persoane, autorități, instituții sau organizații numai atunci când există un temei juridic corespunzător.
În cazul transmiterii datelor către destinatari externi, Compania verifică, după caz, scopul transmiterii, categoria datelor transmise și necesitatea transmiterii.
Transmiterea datelor către destinatari aflați în afara Republicii Moldova se efectuează cu respectarea cerințelor legale aplicabile transferurilor de date cu caracter personal.
10. Securitatea datelor
Compania aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea unui nivel de securitate corespunzător riscurilor asociate prelucrării datelor.
Măsurile pot include, după caz:
- controlul accesului la sisteme și documente;
- utilizarea unor parole și mijloace de autentificare corespunzătoare;
- limitarea accesului la date în funcție de atribuțiile persoanelor;
- protejarea documentelor pe suport de hârtie;
- protejarea echipamentelor și sistemelor informatice;
- realizarea copiilor de siguranță, după caz;
- măsuri împotriva pierderii sau divulgării neautorizate a datelor;
- instruirea persoanelor care prelucrează date;
- alte măsuri proporționale cu riscurile identificate.
Măsurile concrete de securitate se stabilesc și se actualizează în funcție de natura și volumul datelor, scopurile prelucrării, riscurile identificate și capacitățile tehnice și organizaționale ale Companiei.
11. Confidențialitatea
Persoanele care, în exercitarea atribuțiilor, au acces la date cu caracter personal au obligația de a păstra confidențialitatea acestora.
Datele nu pot fi divulgate persoanelor neautorizate și nu pot fi utilizate în interes personal.
Obligația de confidențialitate se menține și după încetarea raporturilor de muncă sau colaborare, în măsura prevăzută de lege și de obligațiile asumate.
12. Drepturile persoanelor vizate
Compania respectă drepturile persoanelor vizate prevăzute de legislația aplicabilă, inclusiv dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, opoziție și alte drepturi aplicabile în funcție de situație.
Cererile persoanelor vizate sunt examinate și soluționate în termenele și condițiile prevăzute de lege.
Procedura detaliată privind gestionarea cererilor persoanelor vizate este stabilită printr-un document intern separat.
13. Evidența și documentarea activităților de prelucrare
Compania menține documentele și evidențele necesare pentru demonstrarea conformității activităților de prelucrare cu cerințele legale.
În funcție de activitățile desfășurate, acestea pot include:
- evidența activităților de prelucrare;
- registre și formulare interne;
- note de informare;
- acorduri și clauze privind prelucrarea datelor;
- evaluări ale riscurilor;
- evaluări de impact, atunci când sunt necesare;
- documente privind incidentele de securitate;
- alte documente relevante.
Documentele și evidențele se actualizează atunci când apar modificări relevante în activitatea Companiei.
14. Gestionarea riscurilor
Compania identifică și evaluează, în măsura corespunzătoare activităților sale, riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice generate de prelucrarea datelor cu caracter personal.
Măsurile de protecție sunt stabilite proporțional cu nivelul de risc identificat.
În cazul activităților de prelucrare susceptibile să genereze un risc ridicat, Compania efectuează evaluările prevăzute de legislația aplicabilă înainte de începerea prelucrării, atunci când acestea sunt necesare.
15. Încălcarea securității datelor
Orice pierdere, distrugere, modificare, divulgare sau acces neautorizat la datele cu caracter personal trebuie raportat imediat persoanei responsabile desemnate de Companie.
Incidentele sunt evaluate și gestionate conform procedurii interne privind incidentele de securitate.
În cazul în care legislația impune notificarea autorității competente sau informarea persoanelor vizate, Compania întreprinde acțiunile necesare în termenele prevăzute de lege.
16. Instruirea și conștientizarea personalului
Compania asigură informarea și, după caz, instruirea persoanelor care prelucrează date cu caracter personal cu privire la obligațiile acestora.
Angajații și colaboratorii trebuie să cunoască și să respecte regulile interne aplicabile prelucrării și protecției datelor.
Accesul la date poate fi condiționat de respectarea cerințelor de securitate și confidențialitate stabilite de Companie.
17. Monitorizarea conformității
Compania verifică periodic modul în care sunt respectate cerințele privind protecția datelor și stabilește măsuri de remediere atunci când sunt identificate neconformități.
În cadrul verificărilor pot fi analizate, după caz:
- respectarea temeiurilor juridice;
- informarea persoanelor vizate;
- drepturile de acces la date;
- măsurile de securitate;
- respectarea regulilor de păstrare și eliminare;
- relațiile cu persoanele împuternicite;
- documentarea activităților de prelucrare;
- implementarea măsurilor stabilite în urma evaluărilor de risc.
18. Relația cu alte documente interne
Prezenta Politică stabilește cadrul general de guvernanță a protecției datelor în cadrul Companiei.
Regulile și procedurile specifice sunt stabilite prin documente interne distincte, inclusiv, după caz, prin:
- procedura privind exercitarea drepturilor persoanelor vizate;
- procedura privind gestionarea incidentelor de securitate;
- politica privind păstrarea și ștergerea datelor;
- instrucțiuni privind securitatea informației;
- reguli privind utilizarea sistemelor informatice și a comunicațiilor electronice;
- proceduri privind gestionarea persoanelor împuternicite;
- alte documente interne relevante.
În cazul unui conflict între prezenta Politică și legislația aplicabilă, se aplică prevederile legale.
19. Revizuirea Politicii
Prezenta Politică se revizuiește periodic și ori de câte ori apar modificări relevante în legislație, structura organizațională, activitățile Companiei, sistemele informatice sau modalitățile de prelucrare a datelor.
Modificările Politicii sunt aprobate de conducerea Companiei.
20. Dispoziții finale
Respectarea prezentei Politici este obligatorie pentru toate persoanele cărora li se aplică.
Încălcarea regulilor privind protecția datelor poate atrage măsuri disciplinare sau alte măsuri prevăzute de legislația aplicabilă și de actele interne ale Companiei.
Prezenta Politică intră în vigoare la data aprobării de către conducerea Tata Agro Moto S.R.L.
Aprobat prin: __________________________
Funcția: _______________________________
Nume, prenume: _________________________
Data: __________________________________
Semnătura: ______________________________
